Работа секретаря-референта не так проста, как кажется: слишком много необходимо держать в голове, а кроме того – непременно быть приветливым и дружелюбным в любом расположении духа. В таком деле без железных нервов – никак: секретари постоянно вынуждены терпеть придирчивых руководителей, хамоватых собеседников и специфических коллег.
Как вести себя в приемной "большого" кабинета? Секретари-референты из Беларуси рассказали Sputnik, что выводит их из себя в поведении людей, с которыми приходится взаимодействовать.
Слово "секретарша"
И все производные (с эротическим подтекстом, разумеется, особенно): секретари ненавидят стереотипные пошлые шутки по теме. Звучит пренебрежительно, и это нечестно: секретарша из большинства фантазий варит кофе и красит ногти; а секретарь-референт тем временем является правой рукой руководителя – де-факто берет на себя немалую часть его работы.
Из бесед по телефону
Секретарь говорит по телефону значительную часть рабочего времени, вот и учат его перво-наперво вежливости. В то же время звонят в организацию иногда люди совершенно ненормальные, но есть три категории, которые бесят любого секретаря.
Грубияны
Эти господа не здороваются и не прощаются, если представиться по имени – игнорируют и называют секретаря "дзеушкой" или вовсе "тыкают", никогда не благодарят его за предоставленную информацию или оказанную помощь, а если им ее не предоставить – просто бросают трубку.
"Спамеры" (зачастую ну очень важные)
Такие чаще всего пытаются прорваться к руководству голосом – побыстрее с ним связаться; им кажется, если говорить надменно и звать директора по имени (без отчества), секретарь уверует в авторитет собеседника и переключит "куда надо". Почему бы вам (с учетом такой близости) не позвонить на сотовый?
Скандалисты
Люди из этой категории звонят в организацию, имея цель выяснить отношения, причем для них совершенно не имеет значения, кто снимает трубку – они обвиняют секретаря во всех бедах сразу, порой даже не пытаясь выяснить, куда им на самом деле стоит обратиться с претензией.
Из общения с коллегами
Раздражают коллеги, которые приходят забирать документы с подписи, а потом остаются за журнальным столиком и полчаса перекладывают бумажки; секретари вообще не особенно жалуют других людей в приемной: это мешает сосредоточиться на работе.
Еще больше бесит, когда сотрудник приходит с документом на подпись (якобы очень срочным), не воспринимает информацию о том, что директор занят или вовсе отсутствует на месте, и тупо встает у секретаря над душой – мне, мол, очень надо, я буду ждать.
А еще секретари не любят, когда сотрудники организации дают им срочные поручения, а за результатами приходят через неделю. И когда коллег заносит: секретарь руководителя – отнюдь не низшее звено в цепи, так что он вовсе не обязан варить кофе всем в этом офисе.
Специфические начальники
Руководство, понятное дело, есть у многих, и ведет себя шеф по-разному. Но больше всего секретарей раздражает вопиющее несоответствие деловых и профессиональных качеств занимаемой должности: когда директор совершенно некомпетентен, но мнит себя всезнайкой.
Не меньше бесят (и обижают вместе с тем) начальники, вечно демонстрирующие свой статус – высокомерные, неуравновешенные, которые напрочь игнорируют проблемы подчиненных.
Очень не нравятся секретарям мягкотелые руководители, неспособные четко формулировать задачи. И жадины, конечно, склонные к раздаче пустых обещаний, наотрез отказывающиеся повышать зарплату даже действительно ценным сотрудникам.
Невоспитанные посетители
Отсутствие манер проявляется по-разному. Но лидируют в топе "бесящих" гостей те, кто бесцеремонно вмешивается в чужой разговор. Такие приходят и, увидев, что секретарь беседует с коллегой, просто прерывают общение и начинают излагать. Больше бесит, только когда люди игнорируют телефонную трубку, которую секретарь держит около уха: говорят параллельно и не смущаются.
Посетители, которые жалуются на бюрократию
Поверьте, обилие лишних бумаг и шагов и секретарю не слишком нравится. Только правила устанавливает не он: зачастую оказывается сложно донести до посетителя, что по своему вопросу он должен обратиться в другой кабинет (или даже несколько). Получается, секретарь помогает людям своими разъяснениями, а в это время в его сторону летит негатив в стиле "господи, как у вас все сложно". Разве справедливо?
Откровенничают и обижаются
Секретарю приходится выслушивать множество разномастных историй, пока человек ожидает встречи с шефом в приемной. Грешат таким чаще всего люди постарше: они намерены делиться проблемами в мельчайших подробностях, а кроме того – очень обижаются, если на них не обращать внимания.
"Свои"
Таких гостей секретари знают в лицо: они родственники или приятели руководителя, так что в кабинет ходят порой и без стука. Бесит, что многие из них ведут себя высокомерно: идут мимо секретаря, словно он – пустое место; не приветствуют его, не прощаются тоже, конечно. Это просто неприлично.
"Шоколадки"
Все верно, секретарь – помощник руководителя, но это вовсе не значит, что у него есть особый доступ и возможность влиять на принятие решений. Именно поэтому секретарям всегда неловко, когда им на стол кладут плитку шоколада, рассчитывая таким образом поддержать свои интересы.
Но ничуть не меньше раздражают люди, которые, к примеру, уговаривают секретаря "внести корректировки" в очередь приема посетителей, обещая отблагодарить, а потом от радости или наглости (не говоря уже о шоколадках) забывают даже банально "спасибо" ему сказать.
Нескончаемое количество работы
Секретари в крупных фирмах имеют четкий (и зачастую не слишком широкий) перечень обязанностей. А вот в небольших, так называемых "шарашках", секретарь довольно быстро становится менеджером по продажам, бухгалтером и замом в одном лице; и осваивать приходится по ходу и таможенное дело, и валютные операции, и бог знает что еще.
Если махнуть хвостом и сказать "это не входит в мои обязанности", можно сразу идти к двери. Плюс в такой работе один – опыт: отработав в таком месте несколько лет, запросто можно учредить собственную фирму. Но все это время секретарю катастрофически не хватает рук и времени, а еще сил и нервов, потому что работает на износ и за всех сразу.
Читайте также:
- Любят пошлые конкурсы и не умеют пить: тамада – о том, что бесит в гостях
- Лезут с советами и закатывают глаза: мамы в декрете рассказали, что их бесит
- Жадины, богачи, хитрюги. Турагенты рассказали, что их бесит в клиентах